Jako Piotr Lewandowski, często spotykam się z pytaniami dotyczącymi tego, jak długo placówki medyczne mają obowiązek przechowywać naszą dokumentację. To kluczowa kwestia zarówno dla pacjentów, którzy chcą mieć pewność bezpieczeństwa swoich danych, jak i dla samych podmiotów leczniczych, które muszą działać zgodnie z prawem. W tym artykule szczegółowo omówię ustawowe okresy przechowywania dokumentacji medycznej w Polsce, wskazując na podstawowe zasady oraz ważne wyjątki, co pozwoli zrozumieć, kiedy i na jak długo Twoje dane są archiwizowane.
Okresy przechowywania dokumentacji medycznej: od 2 do 30 lat, w zależności od rodzaju i zdarzenia
- Podstawowy okres przechowywania dokumentacji medycznej to 20 lat od końca roku kalendarzowego ostatniego wpisu.
- Wyjątki obejmują 30 lat (zgon wskutek urazu/zatrucia, dane o krwi), 22 lata (dokumentacja wewnętrzna dzieci do 2. roku życia) oraz 10 lat (zdjęcia RTG na kliszach).
- Najkrótsze terminy dotyczą skierowań i zleceń lekarskich: 5 lat dla zrealizowanych i 2 lata dla niezrealizowanych (jeśli pacjent się nie zgłosił).
- Podstawą prawną jest art. 29 Ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta.
- Po upływie terminu dokumentacja jest niszczona, ale pacjent może wystąpić o jej wydanie.
- Forma dokumentacji (papierowa/elektroniczna) nie wpływa na okres przechowywania.
Jak długo placówka medyczna przechowuje Twoje dane? Podstawowa zasada 20 lat
Zgodnie z polskim prawem, a konkretnie z art. 29 Ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych ma obowiązek przechowywać dokumentację medyczną pacjenta przez 20 lat. Ten podstawowy okres liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu w Twojej dokumentacji. Oznacza to, że jeśli ostatnia wizyta czy badanie miało miejsce w 2023 roku, to termin 20 lat zacznie biec od 1 stycznia 2024 roku. To ważna zasada, która zapewnia dostęp do historii leczenia przez długi czas, co jest kluczowe w przypadku powracających schorzeń czy potrzeby wglądu w przeszłe terapie.
Kiedy przepisy nakazują dłuższe przechowywanie dokumentacji? Ważne wyjątki od reguły
Chociaż 20 lat to standard, istnieją sytuacje, w których przepisy nakazują znacznie dłuższe przechowywanie dokumentacji medycznej. Są to wyjątki, które mają na celu ochronę szczególnych interesów pacjenta lub wymogów monitorowania zdrowia publicznego. Poniżej przedstawiam te przypadki w formie tabeli, aby łatwiej było je przyswoić.
| Przypadek wymagający dłuższego przechowywania | Okres przechowywania i sposób liczenia |
|---|---|
| Zgon pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia | 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpił zgon. Jest to kluczowe dla celów prawnych i dochodzeniowych. |
| Dokumentacja medyczna zawierająca dane niezbędne do monitorowania losów krwi i jej składników | 30 lat. Ten długi okres ma na celu zapewnienie pełnej identyfikowalności i bezpieczeństwa produktów krwiopochodnych, co jest niezwykle istotne dla zdrowia publicznego. |
| Dokumentacja medyczna wewnętrzna dotycząca dzieci do ukończenia 2. roku życia | 22 lata. W tym przypadku okres liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym dziecko ukończyło 2. rok życia. Dłuższy termin wynika z potrzeby monitorowania rozwoju i ewentualnych późnych skutków leczenia w bardzo wczesnym dzieciństwie. |
Krótsze terminy przechowywania dokumentacji medycznej
Nie wszystkie dokumenty medyczne wymagają tak długiego przechowywania. Istnieją również sytuacje, w których terminy są znacznie krótsze, co jest uzasadnione specyfiką danego typu dokumentacji. Oto one:
- Zdjęcia rentgenowskie przechowywane poza dokumentacją medyczną pacjenta (np. na kliszach): W tym przypadku termin przechowywania wynosi 10 lat. Liczy się go od końca roku kalendarzowego, w którym wykonano zdjęcie. Warto pamiętać, że dotyczy to klisz, a nie cyfrowych obrazów, które są częścią elektronicznej dokumentacji medycznej.
- Skierowania na badania lub zleceń lekarza, jeśli świadczenie zdrowotne będące ich przedmiotem zostało zrealizowane: Takie dokumenty przechowuje się przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zrealizowano świadczenie.
- Skierowania na badania lub zleceń lekarza, w przypadku gdy świadczenie zdrowotne nie zostało udzielone z powodu niezgłoszenia się pacjenta w ustalonym terminie: Jeśli pacjent nie zgłosił się na badanie czy zabieg, a skierowanie nie zostało odebrane, dokumentacja ta jest przechowywana przez 2 lata, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono skierowanie lub zlecenie. Jeśli pacjent odebrał skierowanie, odpowiedzialność za nie spoczywa na nim.
Co dzieje się z dokumentacją medyczną po upływie terminu przechowywania?
Po upływie wszystkich ustawowych terminów przechowywania, podmiot leczniczy ma obowiązek zniszczyć dokumentację medyczną. Proces ten musi być przeprowadzony w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta, co jest kluczowe dla ochrony danych osobowych i prywatności. To standardowa procedura, która ma na celu usunięcie nieaktualnych danych, jednocześnie chroniąc tożsamość osób, których dotyczyły.
Jednakże, zanim dokumentacja zostanie zniszczona, pacjent, jego przedstawiciel ustawowy lub osoba upoważniona ma prawo złożyć wniosek o jej wydanie. To ważna możliwość dla tych, którzy chcą zachować swoją historię medyczną, nawet po upływie ustawowego okresu przechowywania przez placówkę. Warto o tym pamiętać i w razie potrzeby odpowiednio wcześnie złożyć taki wniosek.
Co z dokumentacją, gdy placówka się zamknie lub lekarz umrze? Kto odpowiada za Twoje dane?
W życiu zdarzają się różne sytuacje, również takie, gdy placówka medyczna przestaje istnieć lub lekarz prowadzący indywidualną praktykę umiera. W takich przypadkach przepisy jasno określają, kto przejmuje odpowiedzialność za dokumentację medyczną, aby zapewnić ciągłość dostępu do danych i ich bezpieczeństwo:
-
Likwidacja lub przekształcenie placówki medycznej:
- Jeśli zadania likwidowanej lub przekształcanej placówki przejmuje inny podmiot leczniczy, to właśnie on jest zobowiązany do przejęcia całej dokumentacji medycznej.
- W przypadku braku takiego następcy, odpowiedzialność za przechowywanie dokumentacji spoczywa na podmiocie tworzącym lub sprawującym nadzór nad likwidowaną placówką (np. samorząd, ministerstwo).
- Dla indywidualnych praktyk lekarskich, w przypadku ich likwidacji, odpowiedzialność przejmuje właściwa okręgowa izba lekarska.
-
Śmierć lekarza prowadzącego indywidualną praktykę:
- W sytuacji śmierci lekarza prowadzącego indywidualną praktykę, za jego dokumentację medyczną odpowiada właściwa okręgowa izba lekarska. To ona staje się administratorem danych i zapewnia ich dalsze przechowywanie zgodnie z przepisami.
Przeczytaj również: Opiekun medyczny: Co robi? Nowe uprawnienia 2024 i perspektywy
Czy forma dokumentacji wpływa na okres jej przechowywania? Papierowa czy elektroniczna
W dobie cyfryzacji często pojawia się pytanie, czy forma dokumentacji medycznej papierowa czy elektroniczna ma wpływ na okres jej przechowywania. Chcę jasno podkreślić, że polskie przepisy nie różnicują okresów przechowywania w zależności od tego, czy dokumentacja jest prowadzona w formie papierowej, czy elektronicznej. Niezależnie od nośnika, obowiązują te same terminy, które omówiłem wcześniej. Co więcej, istnieje możliwość digitalizacji dokumentacji papierowej, czyli jej zeskanowania. Po spełnieniu określonych warunków prawnych, taka zdigitalizowana dokumentacja staje się równoważna z oryginałem i może zastąpić fizyczne akta, co ułatwia zarządzanie i archiwizację, nie wpływając jednak na długość jej przechowywania.
